本文围绕企业物料主数据管理展开，先界定物料及物料主数据的定义，分析当前企业在物料主数据管理中存在的标准不统一、编码混乱等问题，阐述建设物料主数据的意义，进而说明物料分类、编码、描述的标准制定及管理体系构成，为企业物料主数据管理提供指引。
物料是企业生产领域中的一个专业术语，是指与产品有关的所有物品。如原材料、辅助用品、半成品、成品等；对企业信息化而言，物料是指一个企业所有物资、产品和服务的总和。“物资”是外部采购的物品、“产品”是企业自己生产的物品、“服务”是指企业之间进行的无实物交换的合作。 物料主数据包含了对所有企业所采购、生产和存储在库存中物料的描述。它是企业中有关物料信息 (例如，库存水平)的物料数据代码库。将所有的物料数据集成在单一的物料数据库中，消除了数据冗余的问题，而且不仅允许采购部门使用这些数据，而且其它应用部门 (例如，库存管理、物料计划及控制、发票校验等)也可以使用这些数据。
目前很多企业已建立自己的ERP系统，但是在实际的应用过程中，系统中物料数据还是出现了“一物多码”、“描述不规范”等数据质量问题，这些数据对企业业务开展，数据共享等都造成较大影响，通过对企业现有业务应用情况的分析，企业物料数据管理中存在如下问题。 1. 企业在物料分类、编码、描述都方面都没有统一标准。企业管理运行中的物料种类繁多，由于部分物料暂无相关的国标及行业标准，物料数据标准模板只能依靠人员经验制定，因此其分类是否合理，特征量是否完全，特征量取值是否正确，这些都需要考量。 2. 各单位的物料编码体系存“一物多码”、“一码多物”、“数据量大”、“数据清洗难度大”等现场。同时缺乏有效的IT手段支持数据标准化管理，没有统一的主数据管理系统，缺乏源头控制。 3. 物料管理人员水平业务水平参差不齐，对物料标准模板理解不到位，不理解物料的技术特征及含义，在提报物料的过程中，仅是采用原有的使用习惯对物料进行描述，缺乏专业知识支撑。 4. 企业内没有成立相应的物料主数据管控组织，物料数据维护管理制度不完善，未规范物料主数据的管理流程，未明确物料填报及审核人员的岗位职责。
针对以上企业在物料主数据中遇到的具体问题，我们可以看到建设物料主数据意义重大。 1. 通过对物料主数据分类、代码编制及描述属性标准化工作，从而保证物料主数据产生、存储、流转各业务环节数据的完整统一，从而提高物料主数据的使用率和数据质量。 2. 可以为企业各业务系统间数据共享提供基础便利，有效提高企业信息化管理水平，促进系统间集成共享。 3. 可以帮助企业减少流动资金占用、改善企业管理水平与工作效率，为业务流程和经营决策提供可靠的支撑。
目前物料主数据标准化管理主要通过对物料数据分类、物料数据的统一编码、物料数据统一描述来实现。 1. 物料分类标准 物料分类标准是物料主数据编制的依据，在制定物料分类标准的过程中，可参照国家或行业有关的技术规范，结合企业自身所处行业类型、生产特点和管理需求等条件，对其进行合理层级分类，并对每个类别所包含的范畴明确定义，最终形成物料分类标准。 示例：企业以钢材的形状和材质进行划分，将物料划分为大、中、小三类。 大类编码为2位数字，编码可容纳99个大类； 中类编码为4位数字，在大类编码上递增2位数字； 小类编码为6位数字，在中类编码上递增2位数字； 2. 物料编码标准 物料编码是物料主数据的一部分，物料编码起着物料的标识与分类两大作用。企业内部的物料必须统一规范，统一编码，基于物料主数据的重要性，在进行编码时要遵守以下几点原则： · 唯一性：保证编码的唯一性，是编码的根本原则，一种物料出现在任何业务环境中，只能是同一个代码；而不同的物料，即使在规格、参数上有极微小的区别，也不得使用同一个代码。 · 合规性：物料编码必须科学，合理，符合国家法律和国家标准，符合企业实际情况； · 分类性：依据一定的分类标准对物料进行分类，使得同一类物料具备相同或相近的性质，便于管理和统计需要； · 可拓展性：编码除满足当前信息化建设的需要外，还得满足单位未来的发展和需要； · 统一性：编码确定后，所有单位都的使用这一编码，不得出现各自为政，重复编码的情况。 · 连续性：对于具有相同属性的物料，要求物料的编码要是连续的，以方便后续物料的统一管理和统计分析，避免编码资源的浪费。 · 不可更改性：物料编码如同个人身份证号一样，物料编码确定生成后，一般不容许随意更改； · 高效性：编码不宜过于复杂，在满足其他要求的前提下，应简单明了，易于识别和记忆； 物料编码规格一般分为三种：流水码、分类码、和特征码。流水码是一种最简单、最常用的代码，但是无法表现编码的分类特征，不便于数据统计查查询；分类码和特征码包含了类别信息，尤其是特征码，还包含物料的基本属性，易于记忆、查询统计和数据处理， 示例：采用高位码和低位码结合的编码规则，即“分类码+流水码”的编码规则。 3. 物料描述标准 物料描述是物料主数据信息的重要组成部分，在物料描述规范过程中，先要建立物料标准模板，再利用模板规范物料主数据信息描述。根据国标、行标或者企标及客户实际的物料需求属性，制定每一个小类物料的数据模型，运用特征量，前/后置符号，只选属性等，将物料的描述模型作出限定，使物料的描述都按照标准执行下去。 物料描述标准定义：物料描述规则由特征量组成，每个描述规则中定义了多个物料的自然属性（特征量），例如：名称、高度、宽度、长度、功率、材质、执行标准等多个特征量。每一个特征量由前置符号、特征量取值、后置符号、特征量计量单位、与后特征量连接符号组成，这样组合起来称为物料标准描述。 物料描述标准示例如下： · 特征量：是对具体物料自然属性的具体表述。 · 特征量取值：物料自然属性取值。 · 前/后置符号：特征量的补充描述或规范描述。 · 连接符号：特征量之间的分割符号或连接符号，如：-、+、×、/、空格等。
1. 建立统一的物料主数据标准体系 在整个企业内部制定并执行统一的，符合业务需要的、科学合理的物料主数据标准体系。提高物料主数据的使用率和用户对数据质量的信任度，满足企业管理和决策分析的需求。 2. 编制统一的物料主数据代码库 建立物料主数据清洗工作机制，对数据来源，数据不规范等原因产生的冗余数据，组织专业人员进行数据清洗，提高物料标准化程度。按照已制定好的物料分类标准、编码标准和物料描述规范，对现有物料数据进行梳理和清洗，删减重复的物料数据，补充残缺的数据、改正错误信息，最终形成统一、规范的物料主数据代码库。 3. 搭建统一的物料主数据管理平台 搭建物料主数据管理平台，为企业提供公共，开放、统一的数据共享服务。实现物料主数据申请、审批、分发、统计分析、数据管理流程配置、系统管理等功能、将物料分类、编码、物料描述等物料主数据标准化管理的标准规范和流程在系统中进行固化，有效提高物料主数据管理质量和效率。 4. 建立专业的物料主数据管理组织及制度 明确物料主数据管理组织和职能，建立企业内部物料主数据管理组织，建议由分管物料的业务部门人员和信息化部门人员组成，同时制定详细的物料主数据管理办法，维护细则、应用考核规范等管理制度。
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